ANALISIS DIGITALISASI ADMINISTRASI DOKUMEN BERBASIS SOECHI ENTERPRISE APPLICATION (SEA) PADA DIVISI KEUANGAN PT SOECHI LINES TBK

Ni Made Krisma Dwi Yuliati

doi:10.67096/mekar.v1i3.350

Authors

Ni Made Krisma Dwi Yuliati Program Studi Administrasi Perkantoran Digital, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Negeri Jakarta

DOI:

https://doi.org/10.67096/mekar.v1i3.350

Keywords:

digitalisasi dokumen, sistem hibrida, asimetri informasi

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi, kendala, dan upaya mitigasi digitalisasi dokumen berbasis portal SEA di Divisi Keuangan PT Soechi Lines Tbk. Dengan menggunakan metode studi kasus kualitatif deskriptif, data dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi dari empat informan (Supervisor Keuangan, Supervisor Penganggaran, Staf Penganggaran, dan Staf TI) yang divalidasi dengan teknik triangulasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa portal SEA meningkatkan efisiensi verifikasi faktur secara daring, namun pelaksanaannya masih bersifat hibrida dan belum sepenuhnya mewujudkan kantor tanpa kertas. Kendala utama berasal dari asimetri informasi prosedural karena dokumen SOP resmi hanya diketahui oleh Manajer Divisi, sehingga memaksa staf untuk belajar secara otodidak melalui pelatihan informal antarrekan kerja. Masalah ini semakin diperparah oleh gangguan teknis seperti nomor voucher otomatis yang kosong setelah penyelesaian dan kelebihan beban server pada jam-jam sibuk, yang memicu duplikasi pekerjaan (entri ganda dan pencetakan manual). Upaya mitigasi melibatkan pemecahan masalah teknis rutin oleh tim TI serta inisiatif staf keuangan untuk melacak file secara manual di folder berbagi keuangan berdasarkan klasifikasi kronologis bulan dan tahun.

References

Agustin, R., Januar, N. V., Maharani, D. A., Septiyena, E. D., Jumiati, & Saputra, B. (2025). Digitalisasi Administrasi Publik: Peluang, Tantangan, dan Model Implementasi dalam Konteks Indonesia. Jurnal Ilmu Sosial, Humaniora Dan Seni (JISHS), 3(6), 1030–1034. http://jurnal.minartis.com/index.php/jishs

Anggraini, D., Adi, K., & Suseno, J. E. (2024). Electronic document management systems implementation across industries: systematic analysis. Indonesian Journal of Electrical Engineering and Computer Science, 36(1), 264–273. https://doi.org/10.11591/ijeecs.v36.i1.pp264-273

Anisah, A., Wahyuningsih, D., Helmud, E., Suwanda, T., Romadiana, P., & Irawan, D. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi Dan Komputer), 10(3), 419–425. https://doi.org/10.32736/sisfokom.v10i3.1300

Assyakurrohim, D., Ikhram, D., Sirodj, R. A., & Afgani, M. W. (2023). Metode Studi Kasus dalam Penelitian KualitatiAssyakurrohim, Dimas, Dewa Ikhram, Rusdy A Sirodj, and Muhammad Win Afgani. “Metode Studi Kasus Dalam Penelitian Kualitatif.” Jurnal Pendidikan Sains Dan Komputer 3, no. 01 (2022): 1–9. Jurnal Pendidikan Sains Dan Komputer, 3(01), 1–9.

Bahri, S., Waludin, R., & Hamdani, R. (2025). Digital Transformation In Human Resource Management: A Systematic Review Of Technologies, Challenges, And Organizational Impacts Transformasi Digital Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia: Tinjauan Sistematis Atas Teknologi, Tantangan, Dan Dampaknya Terhada. Management Studies and Entrepreneurship Journal, 6(4), 6311–6326. http://journal.yrpipku.com/index.php/msej

Czy, B. (2019). E ffi ciency of the EU Environmental Policy in Struggling with Fine Particulate Matter ( PM 2 . 5 ): How Agriculture Makes a Di ff erence ?

Devina Dyah Puspita Sari, Christian Wiradendi Wolor, & Marsofiyati. (2025). Analysis of Electronic Document Management System (EDMS) Implementation at Company X. International Student Conference on Business, Education, Economics, Accounting, and Management (ISC-BEAM), 3(1), 1133–1147. https://doi.org/10.21009/isc-beam.013.83

E-government, P. K. B. (2025). 3 1,2,3. 10.

Eka Yulianti, Rivai Zainal, V., & Hakim, A. (2025). The Impact of Digital Archiving on Document Management Efficiency in the Directorate of Service and Zones Investment Planning, Ministry of Investment and Downstreaming /BKPM. Jurnal Ekonomi Manajemen Sistem Informasi, 6(6), 4036–4043. https://doi.org/10.38035/jemsi.v6i6.5853

Fitriana, W., Mulyadi, E., & Hardian, E. (2025). Evaluation of the Implementation

of Digital-Based Academic Administration in the Society 5.0 Era. Print) Journal of English Language and Education, 10(4), 2025.

Ghefira, A. M., Nopriyanti, T. D., & Septiati, E. (2024). Pengaruh Model Pembelajaran Contextual Teaching and Learning terhadap Kecemasan Matematis Siswa Kelas XI SMA Muhammadiyah 1 Palembang School Management in Developing Graduate Skill Competencies ( Studi in SMK Negeri 1 Singkil Utara ). 10(2), 316–322.

Hanifah, F. U. N., & Raharja, E. (2023). Penerapan Sistem Digitalisasi Dokumen Ekspor Menggunakan Paperless Office Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Kerja. Sanskara Manajemen Dan Bisnis, 2(01), 51–58. https://doi.org/10.58812/smb.v2i01.203

Janah, E. U., Hidayah, P. F., Adysti, R. N., Arjuna, R. H., & Surabaya, U. N. (2024). O f a h. 5, 474–484.

Jordan, S., Zabukovšek, S. S., & Klančnik, I. Š. (2022). Document Management System – A Way to Digital Transformation. Naše Gospodarstvo/Our Economy, 68(2), 43–54. https://doi.org/10.2478/ngoe-2022-0010

Judijanto, L., & Yulianti, S. D. (2024). Analisis Bibliometrik tentang Pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi dalam Konteks Era Digital. Sanskara Pendidikan Dan Pengajaran, 2(02), 106–114. https://doi.org/10.58812/spp.v2i02.390

Kahfi, F. (2022). Exploring the Impact of Digital Technology on Employee Adaptation and Organizational Performance. Journal of Management and Administration Provision, 2(2), 37–43. https://doi.org/10.55885/jmap.v2i2.183

Leon Andretti Abdillah, D. (2021). Metode Penelitian dan Analisis Data Comprehensive. Insania.

Manny, L., Duygan, M., Fischer, M., & Rieckermann, J. (2021). Barriers to the digital transformation of infrastructure sectors. In Policy Sciences (Vol. 54, Issue 4). Springer US. https://doi.org/10.1007/s11077-021-09438-y

Marlina, L. (2026). ( Studi Kasus PT . Cahaya Pelita Andhika ). 6(April), 174–184.

Masruroh, M., Nuhti, M. P., Jannah, R., Harisda, A., Mubarok, M. K. R., & Nuha, M. H. U. (2025). Optimalisasi Pelayanan Pemerintah Desa Guminingrejo Melalui Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat berbasis Website. Abditeknika Jurnal Pengabdian Masyarakat, 5(1), 13–20. https://doi.org/10.31294/abditeknika.v5i1.5390

Mursyidah, L., Sukmono, R. A., & Masithah, L. I. (2024). Transformation of Digital Archives Management : Case Study of Dynamic Archives Information System Implementation at SMA Negeri 2 Sidoarjo. 4, 1–7.

Nugraha, A. (2020). Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik Untuk Digitalisasi Pada Layanan Publik. Jurnal Komputer Dan Informatika, 15(1), 274–281.

Pranata, M. R. (2024). Arsip Digital Untuk Efisiensi Pengelolaan Dan Percepatan Pelayanan. SIGNIFICANT : Journal Of Research And Multidisciplinary, 3(01), 162–172. https://doi.org/10.62668/significant.v3i01.891

Rambe, A. H. (2022). Jurnal Pendidikan dan Konseling. 4, 2036–2039.

Resniova, E., & Ponomarenko, T. (2021). Sustainable development of the energy sector in a country deficient in mineral resources: The case of the Republic of Moldova. Sustainability (Switzerland), 13(6), 1–19. https://doi.org/10.3390/su13063261

Riana, M., Syarif, R., Malik, A., Fitriyani, Syahnur, K., Waspada, S., & Arifin, I. (2024). Optimalisasi Kinerja SDM Melalui Digitalisasi danManajemen Dokumen. Edisi Oktober-Desember, 5(4), 4258–4265. https://ejournal.sisfokomtek.org/index.php/jpkm/article/view/4152

Sadeli, A. F., & Lawanda, I. I. (2023). Recall, Precision, and F-Measure for Evaluating Information Retrieval System in Electronic Document Management Systems (EDMS). Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 11(2), 231–241. https://doi.org/10.24252/kah.v11i2a8

Samsu. (2017). Jenis-Jenis Pengumpulan Data Dalamm PPenelitian Kualitatif. Jurnal QOSIM Jurnal Pendidikan Sosial & Humaniora, 1(1), 13–23.

Sari, N., & Hidayat, A. (2023). Strategi Triangulasi dalam Menjamin Kredibilitas Penelitian Kualitatif. Jurnal Pendidikan Dan Penelitian, 5(2), 112–120. https://www.google.com/search?q=https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpp/article/view/52140

Sari, D. P., & Putra, P. (2024). Tantangan Digital dalam Implementasi Manajemen Data Arsip Berbasis Elektronik. Journal of Economic and Management, 1(1), 2024. https://journal.terekamjejak.com/index.php/jem/article/view/166/104

Shahzad, K., Imran, F., & Butt, A. (2025). Digital Transformation and Changes in Organizational Structure: Empirical Evidence from Industrial Organizations. Research Technology Management, 68(3), 25–40. https://doi.org/10.1080/08956308.2025.2465706

Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Bisnis : Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, Kombinasi dan R&D.

Sukantari, N. K., & Suryanto. (2024). Implementasi dan prospek pengembangan digitalisasi pada perpustakaan umum di Indonesia sejarah panjang keberadaan mereka . Dengan berlalunya waktu dan munculnya. Librarium, 1(1), 45–58.

Wijaya, C. (2022). Teknik Triangulasi Data dalam Penelitian Kualitatif Bidang Ilmu Sosial. Jurnal Ilmu Pendidikan Dan Kebudayaan, 10(1), 45–58. https://www.google.com/search?q=https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/jpp/article/view/55489

Xiao, H. (2024). Employee Role Transformation and Adaptation in Digital Transformation: Barriers, Misalignments, and Solutions in Digital Tool Application. Journal of Applied Economics and Policy Studies, 13(1), 33–38. https://doi.org/10.54254/2977-5701/13/2024115

Yang, C. C., Yang, S. Y., & Chang, Y. C. (2023). Predicting Older Adults’ Mobile Payment Adoption: An Extended TAM Model. International Journal of Environmental Research and Public Health, 20(2). https://doi.org/10.3390/ijerph20021391